La gestión operativa a intervalo corto es una pieza indispensable en el mantenimiento de una cultura de trabajo Lean. Su finalidad es ayudar a la organización a actuar con agilidad ante los problemas, alinear todos sus recursos en la optimización de los procesos y progresar en la mejora continua. Una dinámica ampliamente implantada en la industria, cuya gestión es más eficaz gracias a las herramientas digitales, como Smart KPI.
Claves de la gestión operativa a corto plazo
Este enfoque tiene una doble función: apoyar la producción y facilitar la comunicación y coordinación entre esta área y el resto de departamentos de la empresa y sus distintos niveles. Su diseño permite que la información se traslade rápidamente a todos los interesados sobre posibles deficiencias en materia de seguridad, calidad, servicio al cliente, así como realizar el seguimiento de la producción frente a lo planificado.
Toda la organización, desde el personal de planta a dirección, participa en una serie de encuentros periódicos que se rigen por unas reglas funcionamiento específicas llamados GIC. Los equipos se reúnen regularmente durante la rotación de turnos, diariamente o cada semana. Son encuentros muy operativos y ágiles, que duran entre 10 minutos del nivel 1 a los 60 del nivel 5, en los que participan personas de diferentes departamentos de la empresa.
La finalidad de estos encuentros es monitorizar la evolución de los indicadores clave, estudiar las causas del problema para plantear soluciones priorizadas, si es posible de aplicación inmediata, y coordinar a los equipos.
El vehículo de comunicación es un tablero o pizarra donde se incorpora la información y se verifica el cumplimiento de los KPI fijados en materia seguridad, calidad, servicio y coste, así como el plan de mejoras, con responsable y plazo de ejecución.
Los equipos siguen la resolución de los incidentes y el progreso de las acciones de mejora y escalan el problema al siguiente nivel si es necesario.
Smart KPI
Este software desarrollado por nuestra filial Smart Lean Solutions permite la gestión y monitorización de los indicadores de cualquier área de la empresa, la planificación y seguimiento de las acciones de mejora, y da soporte a los equipos en las reuniones operacionales de cada área.
Smart KPI simplifica la gestión documental del proceso al tiempo que facilita el acceso a la información a todos los miembros del equipo. La herramienta permite extraer, explotar y compartir los datos de la marcha de los procesos y los planes de acción con más facilidad. Su diseño claro, sencillo y visual hacen que sea muy intuitiva. Una aplicación multidispositivo para usar en cualquier lugar.
Recomendaciones
A pesar de ser una práctica metodológicamente sencilla, muchas empresas experimentan dificultades para mantenerla activa. A veces por falta de hábito y disciplina a la hora de hacer los encuentros; otras la causa es la reticencia al cambio cultural que supone en las costumbres arraigadas en el tiempo. También sucede que es fácil perder el foco en las reuniones y dejan de ser eficaces.
Algunos consejos para implementar el sistema:
- Adapta la herramienta a la organización
- La dirección tiene que implicarse a fondo
- La comunicación y formación del personal son elementales
- La participación ha de ser total y transversal
- Es clave tener constancia, disciplina y seguimiento
