Las 5S es una metodología básica de la Caja de Herramientas Lean y una de las más conocidas y empleadas en todo tipo de empresas. Su aplicación sirve para detectar y eliminar despilfarros y estandarizar los puestos de trabajo logrando entornos de trabajo organizados, ordenados y limpios de forma permanente.

¿Qué son y para qué sirven las auditorías 5S?

La auditoría de 5S es la herramienta que se emplea para evaluar el cumplimiento de las 5S en el lugar de trabajo. Estas inspecciones periódicas ayudan a garantizar que se siguen los cinco principios de las 5S implementados: clasificación, orden, limpieza, control visual y disciplina.

1S: Separar. Se trata de clasificar lo imprescindible y retirar lo innecesario.

2S: Ordenar. Esta ese se refiere a la ubicación e identificación de cada objeto para que esté siempre disponible.

3S: Limpieza. Cuidar del material y mantenerlo en condiciones óptimas para su uso.

4S: Control visual. La estandarización del puesto de trabajo.

5S: Disciplina. Convertir en un hábito el mantenimiento adecuado de los procedimientos.

Una auditoría tiene también la finalidad de mostrar las oportunidades de mejora en las zonas auditadas. Estas se llevan a cabo de forma regular – a diario, cada semana o al mes, etc.- por miembros del personal cualificados como parte de un proceso de mejora continua.

Las 5 fases de la metodología

Consejos y tips para preparar un checklist

  • Cuando se trata de implementar y mantener un programa de 5S en la organización es preciso que el personal reciba una correcta formación en los conceptos de las 5S por parte de profesionales experimentados, internos o externos.
  • A la hora de confeccionar el cuestionario o checklist, procurar que sea sencillo, comprensible y refleje la realidad del área concreta a auditar.
  • Es recomendable incluir preguntas sobre problemas conocidos que es necesario corregir
  • Para evitar errores de interpretación, es preferible redactar preguntas con respuesta afirmativa (sí) o negativa (no).
  • El checklist debe contener un máximo de 10 preguntas.
  • Hay que ser honesto y riguroso tanto en la evaluación como en la respuesta: no se trata de juzgar el trabajo del personal sino de encontrar y proponer acciones para mejorar el entorno y los procesos de trabajo.
  • Plantear soluciones sencillas que se aplican de forma inmediata.  
  • Por último, difundir los resultados de las auditorías contribuye a aumentar el compromiso y la implicación del personal con las mejoras.

Plantilla para crear el checklist de la auditoría 5S

Esta plantilla editable se puede adaptar y utilizar en cualquier entorno de trabajo. Incluye dos modelos de cuestionario a modo de ejemplo, uno orientado a un entorno de oficina y otro a una línea de producción.

La plantilla te permitirá verificar el cumplimiento de los estándares que habrán sido previamente definidos e identificar y corregir cualquier situación anómala con más agilidad y eficacia.