La Sala Obeya es una herramienta para la gestión visual de proyectos usada en la cultura Lean. Obeya se refiere a un espacio físico, pero también a una forma de trabajar que se basa en la colaboración, la comunicación y la toma de decisiones con agilidad.

Para nuestro cliente, Hortícola D’aucy, la creación de su sala obeya resultaba un paso natural lógico dentro del proceso de transformación Lean que se inició en 2013. Una evolución que ha llevado a la empresa a desarrollar su propio sistema para la gestión y mejora de los procesos y que se asienta en tres pilares: personas y participación, eliminación del no valor y generación de valor para el cliente.

A lo largo del  último año la compañía llevó a cabo la definición de un proceso estándar de industrialización para nuevos productos. La sala Obeya nace para convertirse así en el «centro de operaciones » desde la que el equipo va a gestionar los nuevos proyectos de industrialización.

Esta planta productora de conservas de verdura precocinada ubicada en Navarra pertenece a uno de los principales grupos de alimentación de Francia, y en la actualidad cuenta con cerca de 30 personas en plantilla.

Las claves del proyecto:

• Un equipo multidisciplinar formado por gerencia, el director técnico y los responsables de las diferentes áreas (producción, compras, calidad y mantenimiento) es el encargado de liderar esta iniciativa. Se trata del mismo grupo que viene conduciendo el despliegue Lean en la fábrica desde el comienzo.

• Encontrar el espacio idóneo para crear la sala Obeya es uno de los primeros retos de las empresas, tarea en la que es importante tirar de creatividad. En este caso, se eligió una estancia poco utilizada que hacía las veces de almacén y requería cierto acondicionamiento, pero contaba con una pared metálica que será muy útil para la disposición de los elementos visuales magnéticos. Los trabajos de creación de la sala se realizaron durante un taller de 5S.

• Definir las bases de la sala es, sin duda, uno de los aspectos esenciales en la etapa de prelanzamiento. En ésta, el equipo decide qué tipo de proyectos se van a gestionar desde aquí, qué entregables e indicadores se van a emplear. Así, el equipo de Hortícola acordó que en este espacio se dirigirán los proyectos de industrialización de nuevos productos y otros proyectos de desarrollo siempre que participen todos los departamentos.
  
  La planificación de éstos se hace teniendo en cuenta los picos de producción en la fábrica, y por tanto los recursos disponibles, mediante un Kanban con proyectos en curso y un FIFO de proyectos en espera. En esta etapa también se consensua la distribución de la sala, los elementos visuales y las cuestiones relacionadas con la operativa de las reuniones: guión, duración, periodicidad de los encuentros, etc.

Punto de partida

• Formación inicial en gestión visual de proyectos
• Definición de la sala
• Tipología y planificación de los proyectos
• Sistema de seguimiento
• Diseño del espacio
• Acondicionamiento y montaje de la sala
• Realización de la primera reunión y validación del método

Conclusiones

• La cultura Lean se puede aplicar en empresas de cualquier sector, independientemente de su tamaño o actividad.
• No existe una sala Obeya estándar: cada sala es única y se diseña por y para el equipo en función de la naturaleza de los proyectos.
• La gestión visual es una herramienta eficaz no sólo para la coordinación de los equipos a nivel operativo, también para la gestión de proyectos a largo plazo.