Aplicar el método 5S para optimizar un proceso de archivado informático

Hace ya tiempo que la incorporación de las herramientas lean ha dejado de ser exclusiva de empresas de producción, y hoy en día, su uso se ha extendido a múltiples industrias y tipos de actividad, incluido al área de servicios. La aplicación de los principios de reducción de desperdicios en entornos administrativos consigue también destacadas mejoras en cuanto a productividad y una reducción de los costes.

Recientemente, desde ACMP abordamos un proyecto de mejora Lean en una empresa cliente proveedora de productos y servicios de I+D para la industria. El objetivo de la colaboración con esta organización consistía en mejorar la eficiencia de uno de sus departamentos dedicado al testaje y asesoramiento tecnológico.

Tras un análisis previo de los procesos y flujos con la herramienta VSM y la implantación de un sistema de gestión operativa, se realizaron una serie de talleres de mejora en un área piloto del departamento. Uno de ellos, un taller de 5S para mejorar y estandarizar el sistema de archivo informático. Las 5S es una sistemática de trabajo para mantener los espacios de trabajo organizados y estandarizar que se vale de elementos de gestión visual.

En la situación encontrada, los técnicos dedicaban mucho tiempo a la búsqueda de documentación electrónica. No existía una sistemática estandarizada de archivo de documentos común para todos ellos y una buena parte de la capacidad de almacenamiento en el servidor estaba ocupada por información duplicada u obsoleta.

La aplicación de las 5S  se llevó a cabo siguiendo las 5 fases de la metodología de forma ordenada:

1ª S Organización: Se identificó y clasifico la información indispensable para el trabajo y se separó del resto. Lo que guía la distinción entre lo indispensable y lo innecesario es la frecuencia de la utilización.

2ª S Orden: Se generó un esquema de archivo estándar para todas las áreas con la participación de técnicos de cada una de ellas.

3ª S Limpieza: Para identificar y eliminar las fuentes de suciedad, se generaron reglas de archivo de documentación y de correos electrónicos.

4ª S Control visual: Para poder distinguir fácilmente una situación normal de una anormal, se plantearon e implementaron varias iniciativas como la numeración de carpetas o la definición de una codificación específica para los diferentes tipos de archivos que permiten una visión siempre ordenada de las mismas y facilitan el mantenimiento del sistema.

5ª S Disciplina y Hábito: Se incorporó un punto de chequeo en la auditoría semanal dirigido al aseguramiento del cumplimiento de los estándares definidos.