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Aplicar el método 5S para optimizar un proceso de archivado informático

Empresa proveedora de servicios de I+D
“El reto consistió en generar el esquema general de organización de los contenidos que cumpliera con las necesidades de todas las áreas del departamento”
Hace ya tiempo que la incorporación de las herramientas lean ha dejado de ser exclusiva de empresas de producción, y hoy en día, su uso se ha extendido a múltiples industrias y tipos de actividad, incluido al área de servicios. La aplicación de los principios de reducción de desperdicios en entornos administrativos consigue también destacadas mejoras en cuanto a productividad y una reducción de los costes.
Recientemente, desde ACMP abordamos un proyecto de mejora Lean en una empresa cliente proveedora de productos y servicios de I+D para la industria. El objetivo de la colaboración con esta organización consistía en mejorar la eficiencia de uno de sus departamentos dedicado al testaje y asesoramiento tecnológico.
Tras un análisis previo de los procesos y flujos con la herramienta VSM y la implantación de un sistema de gestión operativa, se realizaron una serie de talleres de mejora en un área piloto del departamento. Uno de ellos, un taller de 5S para mejorar y estandarizar el sistema de archivo informático. Las 5S es una sistemática de trabajo para mantener los espacios de trabajo organizados y estandarizar que se vale de elementos de gestión visual.
En la situación encontrada, los técnicos dedicaban mucho tiempo a la búsqueda de documentación electrónica. No existía una sistemática estandarizada de archivo de documentos común para todos ellos y una buena parte de la capacidad de almacenamiento en el servidor estaba ocupada por información duplicada u obsoleta.
La aplicación de las 5S se llevó a cabo siguiendo las 5 fases de la metodología de forma ordenada:
1ª S Organización: Se identificó y clasifico la información indispensable para el trabajo y se separó del resto. Lo que guía la distinción entre lo indispensable y lo innecesario es la frecuencia de la utilización.
2ª S Orden: Se generó un esquema de archivo estándar para todas las áreas con la participación de técnicos de cada una de ellas.
3ª S Limpieza: Para identificar y eliminar las fuentes de suciedad, se generaron reglas de archivo de documentación y de correos electrónicos.
4ª S Control visual: Para poder distinguir fácilmente una situación normal de una anormal, se plantearon e implementaron varias iniciativas como la numeración de carpetas o la definición de una codificación específica para los diferentes tipos de archivos que permiten una visión siempre ordenada de las mismas y facilitan el mantenimiento del sistema.
5ª S Disciplina y Hábito: Se incorporó un punto de chequeo en la auditoría semanal dirigido al aseguramiento del cumplimiento de los estándares definidos.
Punto de partida
- Pérdidas de tiempo del personal técnico destinado a la búsqueda de archivos
- No existe un estándar de archivo de información común para toda el área
- Más del 15% de espacio en el servidor ocupado por información obsoleta o duplicada
Qué se realizó
- Reducción del tiempo dedicado a la búsqueda de información electrónica por parte del personal
- Sistema estándar de archivo definido de forma conjunta por técnicos de las diferentes áreas.
- Eliminada información obsoleta o duplicada
Resultados
-
-30%
Espacio liberado en el servidor
-
-80%
Pérdidas de tiempo por búsqueda de documentos