Visual project management_the Obeya Room

La gestión visual es un método que enfoca a la organización hacia la consecución de los objetivos, ayudado por el despliegue de diferentes soportes y elementos visuales en los que se muestra el estatus de los proyectos. Una de las herramientas Lean para la gestión visual es la sala Obeya (sala de guerra, en japonés). Un espacio físico donde la información está expuesta de forma gráfica y se gestiona con la participación del equipo involucrado en el proyecto a través de reuniones cortas y periódicas. De esta manera se consiguen detectar las deficiencias de forma más inmediata para una toma de decisiones ágil, uno de los objetivos de este método.

El concepto parte de la idea de dedicar un espacio y un tiempo a la coordinación y resolución de problemas en grupo, eliminando las barreras organizacionales que se hayan crear con el tiempo. Obeya facilita por tanto la comunicación, el trabajo en equipo y la mejora continua. Otras herramientas necesarias en la implementación de un sistema de gestión visual son la Gestión a Intervalo Corto (GIC), la planificación y el establecimiento de indicadores.

Visual management is a method that focuses on organisational objectives, by the deployment of different supports and visual elements that show the status of the projects. One of the Lean tools for visual management is the Obeya Room (war room, in Japanese), a space designed for project management that eases decision-making and communication. It contains visually engaging charts and graphs depicting information and it is managed by the project team in short and regular meetings. This way, problems are quickly detected and solve, one of the objectives of this method.

The concept is based on the idea of dedicating space and time to team coordination and problem solving, eliminating all organisational barriers created over time.

Obeya therefore facilitates communication, teamwork and continuous improvement. Short Interval Management (SIM), planning and KPI are other useful visual management tools.

Outcome

  • Provide a global vision of the project
  • Facilitate efficient management and agile decision-making
  • Promote continuous improvement
  • Active staff participation and collaboration

How we achieve it

  • Training and awareness
  • Planning the project’s standard phases
  • Defining deliverables
  • Setting goals and indicators
  • Defining visual displays
  • Designing the room’s layout
  • Launching the pilot

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