Pautas y herramientas para identificar problemas en la empresa

Ningún proceso es perfecto. La eventualidad de que algo vaya mal, bien sea como consecuencia de la acción de una persona, por un fallo técnico o de tipo organizativo, es una constante en la actividad de toda organización.

En el día a día de las operaciones, los equipos de trabajo se enfrentan a problemas de diferente envergadura y naturaleza. Algunos no tienen mayor trascendencia y son fácilmente resolubles. Sin embargo, hay otros menos específicos, ocultos o recurrentes que con frecuencia quedan desatendidos por la falta de tiempo o ante los que se reacciona con soluciones temporales de urgencia.

Seguro que muchos responsables se cuestionan si no podrían gestionar mejor los problemas y aprender a mantenerlos bajo control. Si es posible anticiparse, actuar proactivamente en lugar de simplemente reaccionar ante una eventualidad.

En el pensamiento Lean, la mejora continua es un planteamiento a largo plazo. Conseguir resultados sostenibles y mejorables en el tiempo implica dotar a las personas de:

En un proceso de resolución de problemas podemos distinguir seis etapas básicas. En este artículo analizaremos en qué consiste la primera fase, cómo se aborda y qué herramientas necesitaremos conocer.

Cómo sacar a la luz los problemas

Cualquier área o departamento experimenta sus propios problemas. Por ejemplo, para el departamento de marketing es un problema que los productos que desarrolla el equipo no cuajen en el mercado. En el área de postventa, un índice bajo en la resolución de las quejas de los clientes es un problema. Mientras que en una planta son problemas el acumular demasiado stock o un pertinaz número de rechazos.

En este contexto, calificamos de problema al desfase entre la situación actual y la situación deseada (o cómo deberían ser las cosas) en un área de la organización.

Aunque pueda parecer algo obvio, para solucionar un problema debemos de tener claro cuál es ese problema. El primer paso por tanto es identificarlo, sirviéndonos para ello de los datos que podemos obtener, por ejemplo, de los controles de calidad, las reclamaciones de los clientes o las actividades de vigilancia competitiva, entre otras fuentes a nuestro alcance.  Este información también se consigue aplicando determinadas herramientas que mencionaremos más adelante.

equipos mejora

Un problema bien planteado es un problema medio resuelto

Creación del equipo de mejora

Se trata de equipos de trabajo cuya misión va a ser identificar, analizar y proponer soluciones a los problemas que surgen en la empresa. Se crean con carácter temporal con personas debidamente formadas de una o varias áreas, comprometidas con la mejora y cuyo modus operandi se basa en métodos de trabajo estructurados.

Herramientas para identificar y definir problemas

Existen distintas herramientas que se pueden emplear en esta fase inicial de análisis, y que son útiles para caracterizar, priorizar y comprender mejor los problemas. Aquí os presentamos una selección:

Nuestras recomendaciones para abordar esta etapa

Ninguna empresa que quiera ser competitiva puede permitirse despilfarrar recursos. De modo que ignorar o actuar como apagafuegos ante los problemas no son la mejor estrategia.  Merece la pena introducir un programa adecuado para resolver los problemas de la organización, formar a la gente y ponerla a trabajar junta para que aporte soluciones. Es una inversión a largo plazo.

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